オーナーチェンジの挨拶文を知りたい。賃貸人変更通知の文例を公開！

 

今回のコラムでは、オーナーチェンジの挨拶文の雛形や、添付する書類について解説しています。変更合意書通知の例文も掲載していますので確認してください。

オーナーチェンジ時に入居者へ通知をする流れや注意すべき点を知って、実際に手続きを行なう際に戸惑わないようにしましょう。

 

オーナーチェンジは入居者への通知が必要です

オーナーチェンジは、入居者の契約はすべてそのままで、オーナーだけを変更する不動産取引形態です。従前の契約と条件に変更がないため、入居者側がする手続きなどは一切ありません。

しかし、オーナーが変更したことを入居者に分かりやすく伝えないと、家賃の送金先の変更が分からずに混乱してしまう恐れも。過って売主や旧管理会社に送金されてしまうと、その回収に時間と手間がかかることになります。また、家賃の送金が止まってしまうと滞納に繋がるので注意が必要です。

近年ではオレオレ詐欺と同じように、家賃の送金変更詐欺の事例も見受けられます。入居者にはなるべく負担をかけないように、しっかりと準備をして案内してください。

また、今後の管理が買主や新管理会社に引き継がれるので、そのこともしっかり伝えることが必要です。室内トラブルやクレームなどの連絡を受けられるようにしてください。更新や退室についても連絡が取れるように、入居者側と信頼関係を構築することがとても大切なポイントです。

 

オーナーチェンジの挨拶文の文例

入居者にとって、オーナーの変更はそれほど問題ではなく、むしろ従前との変更点が気になる点です。オーナーチェンジで賃料の振り込み先が変更になるため、題名を「賃貸人（管理会社）の変更にともなう賃料お振込銀行口座変更のお知らせ」に設定してください。

本文中で物件の所有者と賃貸管理会社が変更したこと、それに付随して家賃の振込先が変更したことを伝えてください。合わせて、新しい入金先の変更がいつからになるかも必ず記載しましょう。

変更合意書を同封している連絡と、その合意書にオーナーチェンジ合意の署名と捺印の上で返信が必要なことを忘れずに記載してください。

添付している書類に漏れがないか入居者側が確認できるように、同封する書類名をすべてリストアップしておくことをお勧めします。

入居者に不信感を与えないように、時節の挨拶や本文の締めにお礼の言葉を添えるなど、丁寧な言葉使いには特に気をつけてください。

 

オーナーチェンジの挨拶文に添付する物

入居者に不審に思われないように、挨拶文には資料を添付しましょう。実際に添付している書類を紹介します。

• 不動産登記簿謄本（登記事項証明書）
• 変更合意書
• 売買契約書の写し
• 賃貸契約書の写し
• 買主・新管理会社の連絡先

 

不動産登記簿謄本（登記事項証明書）

登記の完了後に前オーナーから新オーナーへの変更がわかるように、履歴事項全部証明書を用意するのが理想的です。

 

変更合意書

変更の内容をわかりやすく記載してください。可能であれば旧管理会社の捺印までもらっておきましょう。入居者に安心感を与えることができます。

 

売買契約書の写し

売買金額は隠してOKです。「契約年月日」、「売主」、「買主」、「仲介人」など、明確にわかるようにしましょう。

 

賃貸契約書の写し

売主から売買契約の際に譲り受けた、賃貸契約書を案内してください。入居者の持っている物と同一の物を提示することで安心させましょう。

 

買主・新管理会社の連絡先

今後の賃貸管理でお互いに連絡が取れるように、名刺や会社案内など、連絡先をまとめたものを案内してください。退去連絡や室内トラブルの際に、旧管理会社に連絡しないように伝える。

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オーナーチェンジの通知の流れ

 

オーナーチェンジ取引を問題なく円滑に進めるためにも、入居者に通知する一連の流れを時系列順に確認しておきましょう。

1. 売買契約締結
2. 管理会社解約通知
3. 物件引渡し
4. 入居者へ通知
5. 変更合意書の締結
6. 新しい家賃口座に入金

 

（１）売買契約締結

オーナーチェンジ物件の売主と買主が価格や条件に双方で合意できたら、売買契約が締結されます。契約が締結したタイミングで、今後の取引の手続きスケジュールを考慮しながら、売主側に引き渡し希望日を伝えておきましょう。

 

（２）管理会社解約通知

オーナーチェンジをする際には、それまでの管理会社を解約して、新しい管理会社と契約し直すことが一般的です。オーナーチェンジ契約を滞りなく進めるために、解約期限や解約違約金の有無など、契約書をしっかり確認してから、旧管理会社に解約通知をしてください。

 

（３）物件引渡し

物件の引き渡しのタイミングで所有権が譲渡されます。同時に敷金返還の義務も新オーナーに移譲されるので、旧オーナーとの間で敷金の換算を行いましょう。また鍵など、オーナーが預かるべき物も忘れずに引き継いでおきましょう。

 

（４）入居者へ通知

新オーナー又は新管理会社が、オーナーの変更通知を入居者に送ります。その際に、新しい家賃の振込先や管理会社の連絡先も合わせて伝えておきましょう。

 

（５）変更合意書の締結

入居者への通知のタイミングで変更合意書も一緒に渡してください。賃貸契約はすべて従前のままということを入居者に明示して、オーナーチェンジに対して理解を図りましょう。入居者から署名と捺印をしてもらった段階で変更合意書の締結になります。

 

（６）新しい家賃口座に入金

新しい家賃口座に入居者から実際に入金されているか確認しましょう。入金が確認できない場合は再度入居者への問い合わせが必要になります。最初は入金先の間違いなども想定されるため、余裕を持ってスケジュールを組むことをお勧めします。

 

 

賃貸人の変更合意書の文例

 

賃借人変更通知では、入居者側にオーナーチェンジによって従前と変わらない点と変更点も明示して、わかりやすく伝えることが大切です。

変更合意書では、オーナーと管理会社が変更する旨と変更する年月日を記載してください。入居者に現在の賃貸条件を記載して確認しやすいようにしましょう。賃料など以前と同一条件で引き継ぎ、前の賃貸契約から変更点がないことを明記してください。

入金先の変更の通知は特に重要な内容です。「何月から振込先が変更になるか」、「新しい振込先の口座情報」、「入金期限」などを漏らさず記載してください。

旧管理会社と新管理会社が連名で作成し、入居者に新しい連絡先がわかるようにもしておきましょう。

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オーナーチェンジの通知で注意すべき点

入居者との直接の接点が少ないオーナーチェンジでの物件取引。オーナーチェンジの通知は入居者側との関係を作る貴重な機会です。今後の入居者との付き合いを円滑に進めるためにも注意点をしっかり把握して、慎重に取り組んでください。

 

時間にゆとりを持つ

物件の引き渡し時に売主と買主間で家賃精算をして、家賃送金の切り替えには2ヵ月ぐらいのタイムラグを取ることをお勧めします。送金先の切り替えに日数的な余裕がないと、入居者との連絡がうまくつかない場合に、家賃送金が滞りトラブルに繋がるので注意しましょう。

 

丁寧な対応

入居者の立場からみるとオーナーチェンジは、ただ手間がかかり、ストレスを与える迷惑な話ともいえます。とにかく丁寧な対応を心掛けて協力をしてもらいましょう。

「住み続けたいなら協力するのが当たり前」と決して態度に出してはいけません。入居者はお客さまであるという認識を忘れないようにしてください。

 

旧管理会社の協力

買主・新管理会社が挨拶文や変更合意書を入居者に案内する前に、旧管理会社から事前に通知をしてもらえると、その後の展開がスムーズに運びます。

旧管理会社から事前通知をしてもらえない場合でも、入居社から確認の連絡があった際には、「オーナーチェンジがあったこと」、「新管理会社名」などを伝えてもらえるようにお願いしておきましょう。

 

 

オーナーチェンジの挨拶文は、入居者との今後の良好な関係性の確保のためにも、とても重要です。入居者側に管理会社と入金先の変更だけで、賃貸契約の条件には一切変更はないことを文章でしっかり伝えてください。

入居者との連絡の行き違いが原因で家賃の未払いが発生してしまうというような、入居者とのトラブルを回避するために、時間的な余裕を持ち丁寧な対応を心がけるなど、細心の注意を払って対応しましょう。